ما انسان‌ها موجودات پیچیده‌ای هستیم. به دیده شدن وتاثیرگذاری علاقه زیادی داریم؛ می‌خواهیم در جمع‌های مختلف پذیرفته شویم و فردی تأثیرگذار باشیم. از اینکه اعتماد اطرافیانمان را جلب کنیم لذت می‌بریم و احساس می‌کنیم با این اعتمادسازی‌ها بخشی از وجودمان را ارضا کرده‌ایم. بزرگ‌ترین نگرانی‌مان درباره تأثیرگذاری است. بسیاری از آن دست از افراد که آموزش‌های درستی را در حوزه ارتباطات ندیده‌اند می‌خواهند با شیوه‌ها و راه‌های نادرست بر دیگران تأثیر بگذارند. مطمئناً همه ما افرادی را دیدهایم که می‌خواهند با اغراق و دروغ درباره خودشان بر دیگران تأثیر بگذارند و بگویند که انسان تاثیرگذار و موفقی هستند. دست این افراد دیر یا زود رومیشود. شنیده‌اید که میگویند « کتاب را نباید از روی جلد آن قضاوت کرد»؟ نکته‌ای درست است، اما انسان‌ها، نه‌تنها کتاب را ابتدا از ظاهر آن قضاوت می‌کنیم، قضاوتمان را هم برای همیشه به خاطر می‌سپاریم؛ این نتیجه با آزمایش‌های روان‌شناختی پرفسور نیکولاس رول که سال‌ها روی رفتار انسان‌ها و علل آن تحقیق کرده به اثبات رسیده است. در تحقیقاتی دیگر که در دانشگاه پرینستون انجام شد، محققان دریافتند که نه‌تنها کتاب را از روی جلد آن قضاوت می‌کنیم و به خاطر می‌سپاریم، این قضاوت و تصویر ذهنی در کمتر از 0.05 ثانیه شکل می‌گیرد. پس تصور کنید در رابطه با مسئله‌ای مهم‌تر مانند دیدار انسان‌ها، چه فعل‌وانفعال سریع‌تری در ذهن ما شکل خواهد گرفت.

اگر می‌خواهید خودتان به این مسئله پی ببرید، فقط کافی است از نزدیک‌ترین دوستتان بخواهید درباره شما و خصوصیاتتان بگوید و در انتها از او بپرسید: «روز اول که همدیگر را دیدیم هم این‌طور فکر می‌کردی؟» شاید پس از شنیدن جواب تعجب کنید؛ زیرا دقیقاً ویژگی‌های خوب یا بدی که از شما می‌گوید همان چیزهایی است که در نخستین دیدار در ذهنش جای گرفته‌اند. برخورد اول، شکل‌گیری سریع و ماندگاری بالا دارد. شما نمی‌توانید با روانشناسی مقابله کنید، اما می‌توانید از آن به نفع خودتان بهره ببرید. در ملاقات‌های تجاری چه تأثیری می‌خواهید بر طرف مقابل بگذارید؟ در اولین برخورد با مشتری به چه می‌خواهید برسید؟ در اولین برخورد با یک کارمند تازه چه می‌خواهید به نمایش بگذارید؟ یا حتی دوست دارید یک غریبه چه تصویری از شما در ذهن داشته باشد؟ وقتی صحبت درباره جلسات کاری و تجارت می‌شود، تأثیر اولیه می‌تواند بسیار تعیین‌کننده باشد. در بسیاری از موارد پیش آمده است که در همان ۳۰ تا ۶۰ ثانیه اول جلسه ملاقات، بیشتر افراد تصمیمشان را گرفته‌اند. این حقیقت تلخ و رعب‌آور است، درعین‌حال می‌تواند در جهت منافعتان به کار گرفته شود، اگر خودتان را به‌درستی آماده آن کنید. در زندگی روزمره، اغلب می‌توانیم بر تأثیر بدی که در اولین برخورد ایجاد می‌شود غلبه و آن را در طول زمان برطرف کنیم، اما در تجارت، تأثیر اولیه از اهمیت بسیاری برخوردار است.

در زندگی مردم اغلب یک شانس دوم دارند، اما در کسب‌وکار همه‌چیز درباره فروش است؛ چه قرار باشد از شخصی که ملاقات می‌کنید چیزی بخرید یا به او بفروشید. اگر می‌خواهید به‌عنوان یک مدیر راهکارهایی را که افراد موفق کسب‌وکار، کارآفرینان و مدیران استفاده می‌کنند، یاد بگیرید که بتوانید تأثیر اولیه و مثبت را در ملاقات‌های کاری‌تان داشته باشید، نکاتی را که در این مطلب ذکر شده است بخوانید.

از زبان بدن با اعتماد به نفس استفاده کنید

داشتن اعتمادبه‌نفس و استفاده از زبان بدن (body language) به‌طور مثبت و قدرتمند می‌تواند در ملاقات اولیه بسیار مؤثر باشد. بیشتر مردم از معاشرت با افرادی که اعتماد به نفس دارند و مثبت و معقول هستند لذت می‌برند. نه‌تنها افراد به کسانی که با اعتمادبه‌نفس هستند باور دارند، سعی می‌کنند با آنها رابطه بهتری نیز برقرار کنند. از راهکارهایی که بتوان به‌وسیله آنها زبان بدن را با اعتمادبه‌نفس بیشتر و به‌صورت قدرتمندتر گسترش داد می‌توان به ایستادن صاف، محکم دست دادن با طرف مقابل، برقراری ارتباط چشمی، ایستادن به گونه‌ای که دست‌هایتان به‌راحتی در دو طرفتان قرار گرفته باشد و فقط روی اعتماد به نفس و به‌اندازه کافی قدرتمند بودن اشاره کرد. بیشتر وقت‌ها بدن ما آنچه درونمان احساس می‌کنیم به نمایش می‌گذارد؛ بنابراین چندثانیه‌ای وقت بگذارید تا به خودتان یادآوری کنید اعتمادبه‌نفس و نیروی کافی را دارید تا ظاهرتان نیز همین احساس را به نمایش بگذارد.

به گرمی با دیگران برخورد کنید

به گرمی برخورد کردن با دیگران حسی از آسودگی و پذیرش است که می‌توانیم در ملاقات با دیگران و در اولین جلسه به آنها القا کنیم. برخورد گرم داشتن یک ویژگی خاص است که احساس راحت بودن را به افرادی که در اطرافتان هستند منتقل و آنها را تشویق می‌کند به‌راحتی و هرچه سریع‌تر با شما ارتباط برقرار کنند. برخی از افراد این ویژگی را به‌طور طبیعی دارند، اما هرکسی می‌تواند روی این خصیصه کار کند و آن را گسترش دهد. برای اینکه برخورد گرمی داشته باشید روی برخی نکته‌ها مثل لبخند زدن تا جایی که پذیرفتنی است، بی توجه نشان ندادن خودتان، سؤال پرسیدن و علاقه نشان دادن به حرف‌هایی که طرف مقابلتان میزند تمرکز کنید.

لباس مناسب بپوشید

لباسی که می‌پوشیم و آن‌طوری که به نظر می‌رسیم، اغلب بیان‌کننده میزان حساسیت ما به ظاهرمان است، اما واقعیت این است که مردم اغلب تمایل دارند با افرادی معاشرت کنند که خوش‌پوش بوده و ظاهری مرتب داشته باشد. هیچ مدیر اهل تجارتی در ضمیر ناخودآگاهش تمایل ندارد با کسی که موهای نامرتب، دهان بدبو، کت‌وشلوار کهنه و غیره دارد ارتباطی برقرار کند. در دنیای کسب‌وکار اغلب مایل‌اند که با افرادی موفق ملاقات کنند؛ بنابراین اگر می‌خواهید ارتباطات کاری موفقی داشته باشید، باید ظاهرتان نیز بخشی از این موفقیت باشد. 

همیشه لباس تمیز بپوشید، نکات بهداشتی را رعایت کنید، عطر بزنید، موهایتان را مرتب کنید، کت‌وشلوار مناسب بپوشید و البته لازم نیست که خیلی گران‌قیمت باشد؛ کفش‌های مناسبی بپوشید که با کت‌وشلوارتان همخوانی داشته باشد و در آخر لباس چروک نپوشید و لباستان همیشه اتوکرده باشد.

در گفتارتان مبادی‌آداب باشید

از کلمات و جمله‌هایی استفاده کنید که مناسب فرد یا افرادی هستند که برای اولین بار ملاقات می‌کنید و لحن و آهنگ کلامتان را تغییر ندهید. اگر جلسه‌تان با افرادی حرف‌های باشد که قصد دارید محصول یا خدماتتان را به آنها ارائه دهید، جمله‌های تخصصی و حرف‌های به کار ببرید که مربوط به فعالیت آن افراد باشد؛ برای مثال، با یک مشتری که در بازی بسکتبال ملاقات کرده‌اید، می‌توانید دوستانه‌تر و غیررسمی‌تر صحبت کنید. هیچ راه جادویی وجود ندارد که همیشه حرف درست را بزنید یا کار درست را انجام دهید، اما نکته مهمی که باید همیشه به آن توجه کنید محتوا و مفاد گفت‌وگوهاست؛ از جملاتی استفاده کنید که مناسب افرادی است که با آنها سروکار دارید، از مخالفت‌های شدید اجتناب کنید، مگر اینکه ملاقاتی را در جهت رسیدن به همین هدف ترتیب داده باشید. فقط حرفه‌ای باشید تا زمانی که نشانه‌هایی را دریافت کنید؛ آن‌وقت می‌توانید به گونه دیگری رفتار کنید.

هدف داشته باشید

وقتی صحبت از کسب‌وکار و تجارت است، یک ملاقات کاری به همین موضوع مربوط می‌شود. بیشتر افراد هرگز بی‌دلیل با کسی ملاقات نمی‌کنند یا جلسه‌ای نمی‌گذارند؛ برای همین باید زمانی که قرار ملاقاتی می‌گذارید یا جلسه‌ای برگزار می‌کنید، یک هدف شفاف در ذهنتان داشته باشید. البته هدفداربودن به این معنا نیست که باید سرد رفتار کنید و حسابگر باشید، اما باید درعین‌حال تمامی تلاشتان را بکنید که وقت کسی را که در جلسه حضور پیدا می‌کند تلف نکنید.

کسب‌وکارتان را تعریف کنید

بزرگ‌ترین بخش یک هدف این است که بتوانید در همان ابتدای جلسه کاری را که می‌خواهید انجام دهید شرح دهید و به طرف مقابلتان بگویید چرا باید با شما کار کند. این چالشی است که در ابتدا با آن مواجه هستید. باید بتوانید کسب‌وکارتان را شرح دهید و آن را به فروش برسانید. درواقع یک زمان کوتاه ۱۵ تا ۳۰ ثانیه‌ای وقت دارید توضیح دهید که دقیقاً چه‌کاری انجام می‌دهید و چگونه می‌توانید آن را با شخص دیگری بهتر و متفاوت‌تر انجام دهید. از کسب‌وکارتان تعریف مشخصی داشته باشید و بگویید دقیقاً چه‌کاری انجام می‌دهید، چه پیشنهادی برای آنها که در جلسه حاضر شده‌اند دارید و درنهایت چگونه می‌توانید به افرادی که با شما کار می‌کنند کمک کنید.

یاد بگیرید صدایتان را کنترل کنید

صداهایی که از عمق سینه خارج می‌شوند و اعتمادبه‌نفس بیشتری در آنها نهفته است توجه بیشتری را به خود جلب و درعین‌حال گرمای بیشتری را در روابط به اطرافیان منتقل می‌کنند. خیلی از افراد تمایل دارند تودماغی و گرفته صحبت کنند، البته آنها این کار را انجام می‌دهند؛ زیرا باعث می‌شود که صدای خودشان را بهتر بشنوند، اما این کار تن صدایشان را برای اطرافیان تضعیف می‌کند. سعی کنید یک ترانه کوتاه را زمزمه و تلاش کنید بدانید ارتعاش صدایتان از کجا نشئت می‌گیرد. اگر این ارتعاشات در ابتدا در سر یا گلویتان احساس شدند، سعی کنید صاف بایستید و بگذارید هوا از ریه‌هایتان خارج شود. باید بتوانید ارتعاشاتی را از عمق سینه‌تان می‌آیند احساس کنید. باید سعی کنید اغلب از این روش استفاده کنید؛ به‌خصوص برای تأثیرگذاری در اولین برخورد.

خلق‌وخو و انرژی‌تان را مطابقت دهید

در کنار استفاده از کلمات و جملات مناسب در اولین ملاقات، باید بین خلق‌وخو و انرژی‌تان نیز مطابقت ایجاد کنید. اگر جلسه‌ای جدی در حال برگزاری است، باید از شوخی کردن و لبخند زدن بیش‌ازاندازه خودداری کنید. بسیار مهم است که بتوانید احساسات فردی را که ملاقات می‌کنید خیلی سریع متوجه شوید. اگر آن شخص یا اشخاص استرس دارند، بهترین راه این است که معارفه را کوتاه کنید و درباره اصل مطلب صحبت کنید، اما اگر آنها راحت هستند و آماده‌اند، می‌توانید با آسودگی بیشتری به کارتان ادامه دهید. تمامی این راهکارها و ابزارها می‌توانند توانایی‌تان را برای تاثیرگذاربودن در اولین برخورد افزایش دهند، پس این نکات را به خاطر بسپارید تا دفعه بعدی که در کسب‌وکارتان شخص مهمی را ملاقات کردید از تأثیرشان شگفت‌زده شوید، اما اشتباهاتی هم هست که علم روی آنها دست گذاشته و شما باید از آنها دوری کنید: چرا مردم اغلب در ایجاد تأثیر مثبت اولیه شکست می‌خورند؟ شما ممکن است تقصیر را گردن عصبی بودن، نداشتن تمرکز یا خجالت بیندازید، اما بر اساس مطالعات جدید صورت گرفته تاکتیک‌های اشتباه دیگری هم وجود دارند که می‌توان آنها را مقصران اصلی دانست. تحقیقات اخیر که در کشور هلند صورت گرفته است نشان می‌دهد که مشکل اصلی انتخاب استراتژی اشتباه در جلسات کاری و اولین ملاقات‌هاست. اغلب کارمندان از شرکت در جلسه‌های کاری فرار می‌کنند؛ چون به نظرشان این جلسه‌ها اصلاً مفید نیستند و حوصله آنها به‌شدت سر می‌رود. کارمندان در این قبیل جلسه‌ها به‌شدت بی‌حوصله به نظر می‌رسند و مدام به ساعت خود نگاه می‌کنند که ببیند این جلسه به درد نخور کی قرار است تمام شود. طبق نظرسنجی انجام‌شده توسط یک شرکت نرم‌افزاری از کارمندان، بیش از ۷۶ درصد آنها گفته‌اند که اولین ملاقات‌های کاری از نظرشان هیچ فایده‌ای ندارد و اغلب مدیران آنها به برگزاری جلساتی اقدام می‌کنند که نیازی برای آن وجود ندارد.

۵۹ درصد گفته‌اند در اغلب موارد موضوع اصلی این جلسات فراموش شده و بحث آنها منحرف می‌شود. 60 درصد کارمندان نیز اذعان کرده‌اند ملاقات بعدی هم تقریباً بی‌فایده هستند. به گفته محققان این شرکت وقتی کارمندان احساس کنند این جلسه کاری هیچ سودی ندارد، کمکم توجه خود را به آن از دست داده و بی‌حوصله می‌شوند. برای مدیران اهمیت زیادی دارد که بدانند این جلسات کی، چرا و هرچند وقت یک‌بار لازم هستند، اما در این میان مهم‌ترین نکته همان جلسه اول است. شما اگر بتوانید در اولین جلسه، تأثیرگذار باشید، به شکلی اتوماتیک ضرورت برگزاری جلسات بعدی را نیز تضمین کرده‌اید. اگر می‌بینید کارمندان به این جلسات علاقه‌ای نشان نمی‌دهند، وقت آن فرا رسیده که به ارزش سنجی جلسات و محتوای آن توجه کنید. این نکات می‌تواند برای برگزاری اولین جلسات بسیار مفید باشد و جلسات بعدی را نیز پربار کند. در ادامه به سه اشتباه رایج و اساسی که مدیران در جلسات کاری و حرفه‌ای مرتکب می‌شوند می‌پردازیم.

بدون هدف یا قصد مشخص به برگزاری جلسه اقدام می‌کنید

وقتی جلسه‌ای را بدون نکته یا هدف مشخصی برگزار می‌کنید که هیچ الزامی برای برگزاری آن وجود نداشته، کارمندان از آن به‌عنوان جلسه به‌دردنخور یاد خواهند کرد. تمامی جلسات در ورای گزارش الزامی خود باید هدف و نکته اصلی داشته باشند. باید نقطه شروع و اتمام جلسه خود را از پیش مشخص کنید و برای آن قصد و برنامه تعیین کنید.

رفتار شما حواس‌پرتی می‌آورد

برخی از مدیران در خلال جلسه دست به اعمالی می‌زنند که از نظر کارمندان ناشایست است و حواس آنها را پرت می‌کند. سعی کنید در خلال جلسه از پاسخ دادن به تلفن همراه یا آب خوردن و قطع کردن جلسه برای صحبت کردن با کسی دوری کنید.

از ابزارهای هوشمند به خوبی استفاده نمی‌کنید

ابزارهای فناوری که در جلسات کاری استفاده می‌شوند عبارت‌اند از ویدئوکنفرانس و پاورپوینت و مجموعه کامل آفیس و پروژکتور، اما الزامی وجود ندارد که این ابزارها همیشه مفید باشند. گاهی این ابزارها در طی جلسه دچار اختلال می‌شوند و نظم آن را درهم می‌ریزند. قطع و وصل شدن پروژکتور یا ویدئوکنفرانس تمرکز حواس کارمندان را از بین خواهد برد. همیشه برای انجام یک جلسه بدون نیاز به این فناوری‌ها هم مهیا باشید که اگر احتمالاً مشکلی رخ داد، بتوانید به ادامه ارائه خود بپردازید.

این مطلب اولین بار در ماهنامه آینده روشن منتشر شده است.